چه لوازمی برای بایگانی مدارک ضروری است

برای بایگانی مدارک به صورت منظم و کارآمد، لوازم زیر ضروری هستند:

**1. لوازم نگهداری و حفاظت:**

* **پوشه‌ها (Folders):**
* **پوشه‌های کاغذی:** برای نگهداری موقت و دسته‌بندی اولیه اسناد.
* **پوشه‌های پلاستیکی (شفاف یا رنگی):** برای حفاظت بیشتر از اسناد و دسته‌بندی بر اساس رنگ.
* **پوشه‌های آویز (Hanging Folders):** برای استفاده در زونکن‌های ریلی و سازماندهی اسناد حجیم.
* **پوشه‌های دکمه‌دار یا کش‌دار:** برای جلوگیری از افتادن اسناد.
* **زونکن (Ring Binders):** برای نگهداری طولانی‌مدت اسناد و ایجاد آرشیو منظم.
* **زونکن‌های فلزی:** مقاوم‌تر و بادوام‌تر هستند.
* **زونکن‌های پلاستیکی:** سبک‌تر و ارزان‌تر هستند.
* **کاورهای پلاستیکی (Sheet Protectors):** برای محافظت از اسناد مهم در برابر آسیب، لکه و پارگی.
* **جعبه‌های بایگانی (Archive Boxes):** برای نگهداری اسناد حجیم و آرشیو طولانی‌مدت.
* **جعبه‌های مقوایی:** ارزان‌تر و برای نگهداری موقت مناسب هستند.
* **جعبه‌های پلاستیکی:** مقاوم‌تر و برای نگهداری طولانی‌مدت مناسب هستند.
* **کابینت بایگانی (Filing Cabinet):** برای نگهداری منظم و امن زونکن‌ها و پوشه‌ها.
* **کابینت‌های فلزی:** مقاوم‌تر و امن‌تر هستند.
* **کابینت‌های چوبی:** ظاهر زیباتری دارند.

**2. لوازم دسته‌بندی و سازماندهی:**

* **برچسب (Labels):** برای برچسب‌گذاری پوشه‌ها، زونکن‌ها و جعبه‌های بایگانی و شناسایی سریع محتوای آن‌ها.
* **نشانگر (Dividers):** برای جدا کردن بخش‌های مختلف در زونکن‌ها و پوشه‌ها.
* **گیره کاغذ (Paper Clips):** برای اتصال موقت اسناد.
* **منگنه (Stapler):** برای اتصال دائمی اسناد.
* **پانچ (Hole Punch):** برای سوراخ کردن اسناد و قرار دادن آن‌ها در زونکن.
* **شماره‌زن (Numbering Machine):** برای شماره‌گذاری صفحات و اسناد و ایجاد ترتیب مشخص.
* **دستگاه تاریخ‌زن (Date Stamper):** برای ثبت تاریخ دریافت یا ایجاد اسناد.
* **قفسه‌بندی (Shelving):** برای نگهداری و دسترسی آسان به جعبه‌های بایگانی و زونکن‌ها.

**3. لوازم جانبی:**

* **قیچی (Scissors):** برای برش کاغذ و برچسب‌ها.
* **چسب (Glue/Tape):** برای چسباندن اسناد و برچسب‌ها.
* **ماژیک و خودکار (Markers/Pens):** برای نوشتن بر روی برچسب‌ها و اسناد.
* **دستگاه لمینیت (Laminator):** برای لمینیت کردن اسناد مهم و افزایش ماندگاری آن‌ها. (اختیاری)
* **اسکنر (Scanner):** برای تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتال. (اختیاری